¿Cómo integrar teletrabajadores en un proceso ágil?

Question

Estoy seguro de que todos nosotros hemos tenido que lidiar con teletrabajadores en algún momento, y estoy enfrentando una situación en la que mi nuevo proyecto tendrá un grupo "central" de trabajadores de oficina y algunos teletrabajadores fuera del sitio . No queriendo repetir los errores del pasado, realmente me gustaría saber qué formas han intentado las personas en el pasado para integrar efectivamente a los teletrabajadores en un proceso ágil, a saber, el scrum.

Mi primer temor es que los teletrabajadores serán los primeros en romper la rutina del "scrum diario". Y, como la naturaleza humana a menudo sucede, una vez que se rompe, es difícil reanudar y hacer que la gente vuelva a encarrilarse. Scrum recomienda imponer "penalidades" pequeñas y divertidas a las personas que faltan o llegan tarde al scrum diario, como donar unos pocos dólares a un frasco que luego se usaría para comprar una caja de cervezas para la fiesta final del proyecto o algo así. Esto es obviamente algo que sería difícil de hacer cumplir en línea.

El otro gran problema con los teletrabajadores es el problema de "fuera de la vista, de la mente". Además de usar webcams/skype/teleconferencing, ¿qué otros consejos tiene la gente para mantener al equipo lo más unido posible?

Además, ¿qué hay de tratar con teletrabajadores de diferentes zonas horarias? Por el momento, tenemos la suerte de no tener este problema, pero definitivamente es una posibilidad en algún momento en el futuro. ¿Cómo han lidiado otros equipos con este problema?

Answer 1

Establezca las reglas básicas por adelantado. No seas desagradable con ellos.

Probablemente haya eliminado la excusa de "Me quedé atascado en el tráfico" por perderme la reunión o lo que sea cuando están trabajando desde casa (o un sitio satélite) y no hay razón para esperar menos de ellos.

aprovechar la tecnología:

• Uso de mensajería instantánea. Lo usamos aquí y es genial para "alcanzar y tocar" al tipo a cuatro estados de distancia. Establezca un requisito para estar disponible a través de mensajería instantánea.
• Use otras herramientas para ayudar a derribar las barreras. Dependerá de tu situación.

Si tiene la reunión diaria, debe ser claro para todos que usted va a estar haciendo las preguntas:

• ¿Qué se logró ya que reunió por última vez?

• ¿Qué vas a estar haciendo hoy ?

• ¿Qué hay en el camino que se debe mover ?

El hecho de que no se puede ver a Matt en su cubículo no me da derecho a la pereza o improductivos y no responde. Es como tratar con mis hijos, dejarles saber las reglas y lo que se espera, entonces nadie puede reclamar ignorancia.

Answer 2

La mensajería instantánea realmente ayuda con el problema de "fuera de la vista, de la mente" ya que su "Estado" (Disponible, ocupado, en el pantano, etc.) es visible para todos. Además, al responder a los mensajes, refuerzan la idea de que generalmente están disponibles.

No me preocuparía el problema de la reunión de Scrum, unirme a una reunión a través de teleconf es a menudo más fácil que asistir en persona.

Answer 3

Hemos podido gestionar scrums diarios en nuestro entorno incluso con equipos distribuidos por teléfono.

Ayuda a utilizar software como Rally y Basecamp para gestionar el proceso.

Answer 4

SCRUM y muchos otros métodos ágiles realmente dependen de la proximidad física: es difícil integrar teletrabajadores en cualquier proceso de desarrollo donde la integración ocurre con frecuencia, pero estos procesos particulares son especialmente hostiles para los desarrolladores incorpóreos.

Tendrá que adaptar los procesos a la situación en cuestión. La videoconferencia usando cámaras web es realmente muy útil y, de hecho, es posible que desee experimentar con tener su cámara web encendida todo el tiempo en su cubículo/área de trabajo para que la gente pueda acercarse y hacer una pregunta como lo haría con cualquier otro compañero de trabajo.

Pero al final del día, simplemente tiene que esperar que las cosas vayan de manera diferente para ellos; no podrá participar plenamente en muchos procesos si es una tienda ágil.

-Adam

Answer 5

Asegúrese de que asistan a la de pie todos los días a través de webcam; como dijiste, ese es el primer paso en falso por una pendiente resbaladiza. Tratamos de hacer todas las reuniones con una RoundTable, lo que realmente ayuda.

He estado haciendo esto durante dos meses (trabajando en Canadá con el equipo central en Dublín) y hasta ahora todo ha ido muy bien.

Vea el escrito de Scott Hanselman en su primer año trabajando de forma remota en Microsoft: definitivamente hay algunos buenos consejos allí.One Year Later.

Answer 6

En lugar de una jarra de cerveza, el privilegio de teletrabajo podría ser parte del trato para la participación cuando sea necesario. Si el equipo no es lo suficientemente responsable como para teletrabajar correctamente, probablemente no debería hacerlo. Las sanciones más divertidas por tardanzas ocasionales podrían ser utilizar un avatar divertido para representar a la persona que falta en la reunión.

Otros métodos para mantener a las personas muy unidas es utilizar herramientas de colaboración como Wikis y herramientas de seguimiento de proyectos como Basecamp o FogBugz.

Para diferentes zonas horarias, las primeras reuniones tendrán que ocurrir en función de la zona horaria oeste más lejana, a menos que se encuentre en el lado opuesto del mundo, que es un problema mayor. Entonces probablemente se basará en quién está a cargo.

Answer 7

Tenemos éxito utilizando estas herramientas:

• Assembla para la gestión de proyectos (control de código fuente, wiki, herramienta scrum)
• Skype para la comunicación de voz
• Google talk para im

Nosotros son equipos de 3 desarrolladores, en 6 rangos de zonas horarias.

Answer 8

Un lugar donde trabajé usaba Asterisk en lugar de un sistema telefónico normal. Funcionó bien porque cuando trabajas desde tu casa, simplemente inicias sesión, las personas pueden llamar a tu número de línea directa, los de afuera no necesitan saberlo.A pesar de que el costo de las llamadas telefónicas es la relatividad trivial en estos días, tener una conexión 'siempre activa' fomenta una mayor comunicación. La calidad del sonido es mejor también.

Answer 9

Pasé un año como el único tipo remoto en un equipo Ágil. Llamé a una línea de conferencia para el scrum diario, así como las reuniones de planificación/revisión. Me mantuve en contacto durante el día a través de mensajería instantánea/correo electrónico/teléfono.

Creo que funcionó bastante bien en general. La mayor desventaja constante fue no poder ver la pizarra física que usamos para rastrear el scrum. Hablamos de cambiar a algún tipo de herramienta en línea para hacer esto, pero nunca sucedió.

Estaba a una zona horaria de distancia, y solo consideraba parte de la compensación de teletrabajo que trabajaría las horas que el resto del equipo mantuvo.

En cuanto a las penas por SCRUM faltantes, hasta cierto punto debe aplicar esto sin apretar, a través de la jarra de cerveza o lo que sea. Pero si alguien falta sistemáticamente/reuniones que se requieren tarde, su gerente debe abordar eso.

Answer 10

Para teletrabajadores/equipos distribuidos, recomiendo obtener un teléfono decente: la mayoría de los teléfonos de escritorio pierden la capacidad de personas en el otro extremo de escuchar gente que está a varios metros del teléfono durante un standup.

Cuando realice sus demostraciones de código de trabajo para los interesados ​​al final de la iteración, use webex o livemeeting o algo para compartir el escritorio y una cámara para mostrar el altavoz para que los participantes distribuidos puedan ver lo que está sucediendo. (Aún mejor sería pedirle a sus teletrabajadores que asistan durante los límites de iteración para participar en persona).

Recomiendo juntar gente durante unas pocas semanas al comienzo del proyecto durante la fase inicial/de inicio para que la gente pueda construir relaciones interpersonales. Es increíble lo útil que puede ser la interacción cara a cara para construir una base para el trabajo en equipo.

Utilice una pared de tarjeta distribuida. Me gusta Mingle (http://mingle.thoughtworks.com), pero no he usado otras herramientas, por lo que no puedo comentar sobre ellas.

Para las retrospectivas, es útil tener un proxy en la sala usando IM para comunicarse con los miembros de su equipo distribuido ... para que cualquier comentario que la gente distribuida tenga pueda escribirse en un papel (o post-it, o como sea que hagas el tuyo).

En cuanto a sus miedos de "fuera de sitio, fuera de la mente", mi preferencia por cosas como esta es no crear soluciones para problemas que aún no se han materializado. Si descubre que su equipo se está desconectando (puntos principales de debate para las retrospectivas), entonces puede facilitar una discusión en equipo sobre cómo tratar cualquier problema que surja. Una vez más, el equipo debería ayudar a identificar el problema y la solución en lugar de tener un gerente o maestro de scrum que dicte soluciones. Comience con un supuesto de confianza.

Answer 11

Hay una serie de técnicas que puede usar: recuerde que el objetivo de la colocación es fomentar la colaboración y la comunicación. Algunas cosas pueden ayudar.

• Si su equipo está cerca, piense en tener días centrales en los que todos puedan ingresar a la oficina. Mi equipo actual me permite trabajar desde casa los lunes y viernes, y todo el mundo viene a la oficina de martes a jueves
• Para los equipos distribuidos, he tenido mucho éxito con el uso de Wikis en lugar de hojas gigantes de papel en la pared. Lo bueno de los wikis es que obligan al equipo a editar los formularios para satisfacer las necesidades del equipo en lugar de adaptarse a una herramienta más formal.
• Otra ventaja de tener un Wiki es que cada persona puede tener su propia página para compartir fotos sobre sus vacaciones y pasatiempos, lo que hace que las personas remotas sean más reales.
• Cuando tienes un equipo distribuido, quiero utilizar el segundo de Mensajería instantánea que incluye un estado (Disponible, Ausente (tomando un cachorro de café), Ocupado (en una reunión)) - estos pueden incluir notas si las personas cambian entre trabajar en casa y en la oficina.
• Webcams son herramienta barata y valiosa
• Invertir en un teléfono con altavoz decente (nos gusta teléfonos Polycom) para su conferencia de llamadas de grupo
• Utilice herramientas como LiveMeeting para promover la programación en parejas a distancia
• Una técnica para hacer planos de stands por teléfono es para que la persona que hable diga el nombre de otra persona del grupo que aún no se ha ido, esto hace que todos presten atención.
• Para reuniones de planificación de iteración (sprint): haga un seguimiento de las minutas de la reunión o un plan de comunicación para asegurarse de que todos estén en sintonía. No estar coubicado significa un poco más de documentación e intencionalidad en la comunicación.

Buena suerte

Answer 12

Distribuir Scrum requiere una buena preparación. No se trata solo de la herramienta.

Respaldamos muchas implementaciones en entornos distribuidos y había un punto fundamental: las personas.

Lo más eficiente es comenzar con TODAS las personas en una ubicación. Tienen que reunirse en persona para que puedan conocerse como personas, no solo como alguien virtual del otro lado del mundo. Como solía decir, los miembros del equipo deben olerse el uno al otro.

Para planificación de versiones reunirse en una ubicación, si es posible. Cambie los lugares para que los visite a todos, para tener un contexto y una comprensión de la cultura, los hábitos y las personas. Para sprint planning use las videoconferencias, la pantalla compartida, etc. No es necesario viajar (lo haría con demasiada frecuencia).

Se deben establecer roles claros y la organización del equipo (s). Debes tener Dueño de producto y Scrum Masters. Debe considerar si no desea que PO & SM esté lo más cerca posible del equipo. Definitivamente tienes que hacer que se enfrenten a 2 reuniones faciales (se trata de la cara, no de un lugar) todos los días.

Definición de done, si el equipo lo acepta, ayuda a tener la misma comprensión de lo que significa Done. En el entorno distribuido es imprescindible.

Necesitará unas buenas herramientas de comunicación para stand-ups diarios. Encontramos utilizable el comunicador de Skype u Office para los diarios. Usamos audio Y chat. Especialmente en el chat de ambiente internacional te permite entender a las personas. Mantenga el canal de comunicación abierto después del día para que los miembros del equipo puedan analizar lo que sea necesario fuera del informe diario.

Y, lo más importante, es hacer retrospectivas regulares con todos los miembros del equipo en todas las ubicaciones. No te olvides de implementar ideas provenientes de retrospectiva.Los equipos en otras ubicaciones necesitarán un apoyo local que los ayude a implementar ideas.

Answer 13

Yo trabajo en un equipo de 5. Nos para facilitar nuestro trabajo usamos teletrabajo:

• Asana - Proyecto y gestión de tareas
• Google Talk + Su preferido de cliente de mensajería instantánea (utilicé Pidgin)
• RingCentral - Teléfono VoIP
• Gmail - comunicación asincrónica (correo electrónico)
• Dropbox - transferencia de archivos y copias de seguridad
• TeamViewer - la pantalla compartida, Formación y Presentaciones

Incluso con estas herramientas es fácil quedarse corto en su proceso por lo que es importante establecer algunas de las mejores prácticas para su equipo en función de su dinámica. Por ejemplo, tenemos dos prácticas principales:

1. Comuníquese con frecuencia A menudo, como no estamos en el mismo lugar cuando comunicamos, es fácil olvidar que usted está trabajando en un equipo. Para nuestro equipo, actualizamos nuestras tareas en Asana con comentarios que describen ideas, obstáculos y completitud de tareas. Cuando se necesite asistencia o comentarios inmediatos, no espere, busque ayuda por mensajería instantánea o correo electrónico si (la persona no está conectada).
2. Apóyese en el lado de la comunicación excesiva: esto se relaciona más con los comentarios y correos electrónicos de Asana. Sin embargo, en general, encontramos que es mejor dar más información de la necesaria (dentro de límites).