¿Cómo reporta el estado de su proyecto?

Question

Actualmente uso el "One Page Project Manager" Excel Template para los informes de estado del proyecto. Contiene un resumen del trabajo de la semana pasada y un pronóstico para la próxima semana. Para todas las tareas importantes que rastreamos, si son combinadas o no. Todo en una página. Envío este informe todas las semanas a todos los participantes/partes interesadas. (Pista: no trabajo en un entorno ágil)

¿Cómo se informan de su estado del proyecto?

Answer 1

informes de estado debe ser breve (a nadie le gusta sentarse allí durante las edades mientras que cada miembro del equipo sigue y sigue acerca de su estado), así que soy un gran fan de informes SUAVE:

• éxitos: qué ha logrado desde la última reunión de estado: tareas directamente fuera del cronograma del proyecto. Si es posible, traté de evitar informar que x% estuvo hecho, o bien se completó o no. Informes por% significa que las tareas se ubicarán al 95% para semanas. Esto también alienta al gerente de proyecto/líder tecnológico a dividir la estructura de desglose del trabajo en tareas que no superen los pocos días.
• Oportunidades - ha identificado oportunidades: cosas que ayudarán al proyecto que aún no se están considerando (p. Ej .: encontraron una mejor manera de escribir algo, una biblioteca que guardará el proyecto para que no implementen algo, etc.)
• trabajos futuros - lo que estás trabajando de aquí a la próxima reunión de estado: de nuevo, directamente de la programación del proyecto.
• Amenazas - han identificado cualquier cosa que pueda afectar su capacidad para realizar su trabajo programado hacer? por ejemplo: un agujero previamente no identificado en los requisitos, las llamadas de soporte están tomando una gran parte de su tiempo, la aplicación de algo resulta ser más difícil de lo esperado, etc.

Lo ideal sería tratar de evitar hacer estas cosas en una gran reunión de proyecto ya que el 90% del material es irrelevante para la mitad de las personas en la sala. Me gusta recopilar informes SOFT antes de la reunión, dedicar un tiempo a verlos antes de la reunión y luego discutir temas específicos que probablemente sean relevantes para todos durante la reunión.

Answer 2

No soy un fan de los informes de estado separados. Me gustaría que los informes de estado del proyecto sean una función del software de administración de proyectos que usamos. Una de las mejores formas de ahorrar tiempo y poner la misma información a disposición de todos (equipo, administración, interesados, clientes) es tener un sistema consolidado de administración de información/datos y usarlo para todas sus necesidades. Incluso si tiene que enviar informes por separado fuera de la empresa, preferiblemente debe ser un informe de ese sistema de gestión.

Estamos en un entorno ágil y utilizar VersionOne. El equipo gestiona todas las tareas y actividades mientras está disponible para todos los demás en la empresa para ver el progreso, ver informes de quemaduras y muchos otros informes que son parte inherente de VersionOne.

http://www.VersionOne.com

Answer 3

Incluso si usted no está usando ágil a pesar de ello ganar desde el seguimiento de su progreso en la funcionalidad en lugar de en las tareas.

Sus actores más probable es que no tienen idea de lo que refactor la tabla t_sec_name para agregar incremento automático de la columna de identidad 'medios y muy probablemente no le importaría si se ha completado o no.

Sin embargo, si informara sobre el progreso en "Aumento del rendimiento de agregar nuevos usuarios a la aplicación", podría transmitir la información sobre el progreso a sus lectores.

Así que registraría

• el progreso de sus cambios/correcciones/mejoras en el nivel funcional,
  • trabajo terminado
  • trabajo en progreso
  • trabajo planificado
• decisiones/problemas para la empresa/clientes a la dirección
• riesgos (creación de un informe es un buen momento para actualizar su registro de riesgos)
• problemas del equipo (vacaciones, bajas por enfermedad, capacitaciones)

Answer 4

Tenemos una gran variedad de formatos 'forzadas' en la que trabajo.

Mis estados diarias están en tres categorías:

• cosas a cabo
• cosas no logran (y por qué)
• comentarios de clientes
  • incluidas las peticiones de características/adiciones
  • francas gracias, quejas, etc.
  • misc otro

estados de proyecto tienen el estado diario concatenado con el calendario para mostrar lo que está delante/atrás.

Answer 5

la información de administración de proyectos que usted mantiene para usted es una cosa, lo que le muestra a la administración superior y clientes es otra.

si su cliente está en el negocio del transporte de alimentos y le está haciendo construir una aplicación ERP, es probable que no comprendan los conceptos de ágil/scrum o prince2.

¿qué van a entender? porcentajes y llano inglés.

aquí hay un ejemplo de una 'actualización del progreso del proyecto' (o 'informe destacado') que envío semanalmente a los clientes y al personal directivo (normalmente el viernes por la tarde).

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INFORME punto culminante para 2/DIC/2008

• Su proyecto es de 65%.
• Se ha completado el 100% de todas las tareas en la fase de diseño/maqueta.
• 70% de las tareas en la fase de codificación han finalizado.
• La fase de gestión de proyectos está completa en un 45%.
• La fase de control de calidad está completa al 10% hasta el momento.

• 35% de las tareas auxiliares se han completado

• nuestro registro de errores contiene actualmente 3 errores no fijadas (1 de las cuales está marcado como de alta prioridad).

• el registro de errores también tiene 3 funciones adicionales pendientes de aprobación.

acabamos de subir el último trabajo a nuestra ubicación de ensayo para que lo revise.

lo siguiente en lo que vamos a trabajar es en el componente de la galería de fotos, pretendemos completarlo para fines de la próxima semana (se confirmará a mediados de la próxima semana).

todavía estamos esperando que el proveedor de la puerta de enlace de la tarjeta de crédito confirme su cuenta para que pueda recibir los pagos en línea. hemos marcado esto como un riesgo ya que aún estamos esperando que su cuenta mercantil de Internet sea aprobada por su banco.

hágamelo saber si usted tiene alguna pregunta, estaré encantado de responderlas lo mejor que pueda.

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es simple. se pierden muchas métricas útiles que se pueden obtener de los gráficos burndown y los enfoques de scrum. pero esas no son buenas figuras para presentar a los clientes (o la administración) directamente.

oh, y debería hacer un punto sobre la lista de errores. hay diferentes niveles de divulgación que a los gerentes senior les gustan. personalmente, soy muy transparente. pero debe consultar con sus gerentes cuánto 'material malo' le está permitido revelar a sus clientes.

Tengo un artículo en el blog más a fondo sobre esto si usted está interesado: Project Status Reports Everyone Can Understand

LM

Answer 6

tengo una pizarra fuera de mi cubículo. En ella hay una cara sonriente. Cuando hay un cambio de estado en el proyecto, cambia entre fruncir el ceño, garabatos preocupados, determinación sombría, sonreír y sonreír. Junto a ella hay una flecha que representa el último cambio.

Aunque comenzó como una broma, en realidad ha sido una gran manera de mantener a los colegas no técnicos en contacto con el lugar donde se encuentra el proyecto.

Answer 7

Mi empresa utiliza VersionOne para obtener información como el porcentaje de elementos atrasados ​​completados, elementos diferidos de los sprints anteriores y el porcentaje total de finalización del proyecto. Cuando queremos presentar esta información al cliente, creamos una presentación de Power Point e incluimos la información. Para uso interno, solo buscamos en el sitio de VersionOne o lo ponemos en un archivo de Excel para empleados no técnicos que no tienen acceso a él.

Answer 8

Utilizo un excelente informe de estado del proyecto desarrollado por mi anterior Gerente de programa. Lo utilicé con éxito con varios patrocinadores y les gustó el enfoque en temas, riesgos, hitos y presupuesto.

He puesto el archivo XLS con un montón de otros PM templates. Eventualmente pondré las palabras a su alrededor describiendo cómo usarlo efectivamente. Sin embargo, si se limita a usar un lenguaje no emotivo, concéntrese en el impacto de los problemas/riesgos que debe establecer.

También he echado un vistazo al libro OPPM y no estaba realmente impresionado. En comparación, nuestro Project Status Report normalmente demora 15 minutos para aprender a usarlo en lugar de todo un libro.

NB: Esto no está diseñado para que los miembros del equipo informen sobre su estado, sino para que los PM informen el estado de sus proyectos a los patrocinadores y administradores de programas ocupados con proyectos múltiples.