WBS sin duda ayuda a planificar su proyecto. Son especialmente útiles para asegurarse de que sus patrocinadores y miembros del equipo estén viendo el mismo proyecto, aunque tal vez solo a diferentes niveles.
A Work Down Structure es un mapa del trabajo que se llevará a cabo en su proyecto. Se debe usar un WBS para explicar consistentemente lo que va a lograr, cómo va a lograrlo, cuánto tiempo llevará y cuánto costará.
Una WBS no hace todas estas cosas por sí misma, pero es uno de los bloques de construcción anteriores para la planificación de su proyecto. Por lo general, crearía su WBS después de haber definido/verificado el alcance del proyecto. Necesitará el alcance detallado ya que su WBS será delegada de sus entregas.
La creación de la WBS es un proceso de arriba hacia abajo en el que toma su lista de entregas y luego las descompone en paquetes de trabajo. Si está creando un nuevo sistema financiero, puede tener varios entregables de;
1. General Ledger
2. Journal Interface
3. Account Payable module
4. Accounts Recievable module
5. Bank Interface
6. Reporting
Las entregas anteriores formarán la parte superior de su WBS.
1.0.0 General Ledger
1.0 Transaction Ledger
2.0 Accounts Maintenance
2.0.0 Journal Interface
1.0 Journal creation
2.0 Journal review
3.0 Journal update
4.0 Journal deletion
3.0.0 Account Payable module
1.0 AP Invoice creation
2.0 AP Invoice review
3.0 AP Invoice update
4.0 AP Invoice deletion
4.0.0 Accounts Recievable module
1.0 AR Invoice creation
2.0 AR Invoice review
3.0 AR Invoice update
4.0 AR Invoice deletion
5.0.0 Bank Interface
1.0 Generic Payment interface
2.0 ANZ Bank interface
3.0 Westpac Bank Interface
4.0 Commonwealth Bank interface
6.0.0 Reporting
1.0 Trial Balance
2.0 Balance Sheet
3.0 Operating Statement
4.0 Invoices Pending
(Nota: el sistema de numeración es útil Ej:. Sabrá que 6.3.2 es la segunda tarea de crear el informe de balance de funcionamiento.)
allí tendría que seguir dividiéndolas en paquetes de trabajo que tomarían de 4 horas a 5 días para completarse. Una vez que haya completado la EDT, puede hacer que los miembros de su equipo o los expertos calculen cuánto tiempo tomaría cada paquete de trabajo (tarea) de abajo hacia arriba. Estas estimaciones lo ayudarán a planificar un cronograma inicial y un presupuesto que sean consistentes con usted, la EDT y el alcance original acordado.
¿Por qué hacerlo de esta manera? Hay un par de razones, la primera es la facilidad de comunicación. Sus estimadores necesitan paquetes de trabajo de bajo nivel (es decir, 4 horas a 5 días) para estimar con precisión. Pero sus patrocinadores necesitan entregables concretos de alto nivel para evaluar su cronograma y presupuesto. Al decidir sobre una EDT temprano usted puede lograr ambos.
Al usar un WBS consistente, un patrocinador puede ver su agenda y presupuesto y relacionarlo con su plan original. Pueden decidir que 4.0.0 no vale la pena el esfuerzo involucrado. Este es el deber de una WBS derivada de sus entregas, sus patrocinadores solo necesitan ver el primer nivel para comprender lo que está sucediendo.
Si define su WBS desde el principio, sus patrocinadores, los primeros miembros de su equipo y otras partes interesadas pueden ver en qué se están involucrando y posiblemente detectar lo que falta en su proyecto. Falta mucho en el ejemplo trillado anterior que sería fácil para un experto detectar y parchear los agujeros antes de comenzar.
Los puntos clave aquí son;
1. Create your WBS from your deliverables
2. Break the WBS down into work packages between 4 hours to 5 days long
3. Estimate on the work packages
4. Report your schedule against the top level(s) of your WBS
5. Report your budget against the top level(s) of your WBS
complicado (es decir: costosos o de riesgo) proyectos normalmente necesitan otro paso. Los grandes proyectos o aquellos con altas probabilidades de riesgo suelen ser escalonados.Esto simplemente significa agrupar sus entregas en fases como el nivel superior. Cada fase debería producir algo mensurable y permitir que tus patrocinadores decidan continuar o no. De esta manera evitas un enfoque de Big Bang. Cada fase debe considerarse completa, las lecciones aprendidas, etc. antes de pasar a la siguiente fase. El desarrollo de software de gran envergadura, la construcción y la construcción se lleva a cabo de esta manera, al igual que los proyectos experimentales donde el resultado debe supervisarse cuidadosamente ya que el éxito puede no estar asegurado.
El mismo proyecto anterior dividido en fases;
1.0.0.0 Phase 1
1.0.0 General Ledger
1.0 Transaction Ledger
2.0 Accounts Maintenance
2.0.0 Journal Interface
1.0 Journal creation
2.0 Journal review
3.0.0 Reporting
1.0 Trial Balance
2.0.0.0 Phase 2
1.0.0 Journal Interface
1.0 Journal update
2.0 Journal deletion
2.0.0 Account Payable module
1.0 AP Invoice creation
2.0 AP Invoice review
3.0 AP Invoice update
4.0 AP Invoice deletion
3.0.0 Reporting
1.0 Balance Sheet
2.0 Operating Statement
2.0.0.0 Phase 3
etc etc etc
Sus WBS deben tener un vínculo claro con sus entregables, y se puede utilizar para la eliminación gradual de proyectos complicados. De cualquier manera, la lógica es la misma, siga dividiendo su WBS hasta que tenga los paquetes de trabajo de nivel más bajo que sean tareas concretas que se pueden realizar en 4 horas a 5 días. Usted y los miembros de su equipo deben concentrarse en completar los paquetes de trabajo, sin embargo, usted y sus patrocinadores se concentrarán en supervisar y controlar los niveles superiores o uno superior de la WBS.
Editar: WBS en realidad no debería ir todo el camino hasta tareas .. He publicado un ejemplo más claro de tasks and WBS.