ERD es el único camino a seguir. Como dicen, una imagen vale más que mil palabras.
Pero no intente poner toda la base de datos en un diagrama. Será, en todos los casos menos triviales, abrumador para su audiencia tratar de digerir el diseño de la base de datos de una sola vez. En cambio, divida los diagramas en áreas temáticas que representen solo las tablas más relevantes de cada diagrama. Por ejemplo, un sistema de punto de venta podría tener diagramas separados para Inventario, Ventas, Contabilidad, Gestión de clientes, Seguridad, Auditoría e Informes. Algunas tablas se mostrarán en más de un área temática, esto es de esperar.
En cuanto a las herramientas, nada supera a ErWin, pero es realmente costoso y solo está disponible para Windows. Visio es omnipresente en un entorno corporativo, pero solo está disponible en Windows y tampoco es exactamente barato. Los Mac ofrecen algunas herramientas de diagramación realmente bonitas; la mayoría de ellos no son gratis.
Dia es una herramienta de diagramación decente, libre y multiplataforma. Aunque es un poco peculiar; y no he tenido mucho éxito haciendo que los diagramas se vean tan bonitos que quiero que se vean.
Para MySQL, he jugado con fabFORCE dbDesigner y no está mal, pero encontré que su soporte para varias áreas temáticas era un poco inexistente en ese momento, quizás lo hayan mejorado desde entonces. Pero es gratis y funciona en Windows y Linux.
Para la presentación real, creo imágenes a partir de estas herramientas de diagramación y las inserto en el software de presentación (PowerPoint, KeyNote u OpenOffice Impress). Estas presentaciones pueden exportarse a PDF y distribuirse a la audiencia; no necesitarán nada más que un visor de PDF para revisar la información más tarde.
Personalmente, encuentro que los ERD son más fáciles de leer y comprender. Visio es una gran herramienta para esto. – Oded